Le Bureau des systèmes de la Direction des bibliothèques de l'UdeM

Suite à une conférence midi du Bureau des systèmes (BS) de l’Université de Montréal, je vais vous présenter ses mandats et défis afin de mieux vous faire connaître cet aspect souvent oublié lié à l’exploitation d’un réseau de bibliothèques.

Premièrement, voici ou est situé exactement le BS dans l’organigramme de la Direction des bibliothèques de l’UdeM :


Tout d’abord un peu d’histoire,,, Fondé en 1992, principalement pour implanter Atrium, de nouvelles taches se sont rapidement ajoutées dont la gestion des stations internet et de bureautique dans les bibliothèques. A cette époque, seulement 5 employés étaient affectés au BS. Le mandat est clair :

•Soutenir les bibliothèques dans la gestion et la prestation de services documentaires

•Soutenir les usagers dans leurs processus documentaires par une offre de technologies adaptées et stables

L’équipe actuelle (2007) compte 3 bibliothécaires, 6 techniciens en soutien informatique, un analyste, 2 administrateurs systèmes, une secrétaire et 2 cadres.

Le BS travaille de concert avec la DGITC (Réseau, courriel, authentification, SIM, PC des employés, etc), les autres universités et leur BS respectif, l’ICIST ainsi qu’avec leur fournisseurs principaux : Infor/Geac, Ex-Libris, Inso, HP/Compaq, etc.

Leur principaux champs d’activités sont les systèmes de gestion (Geac/Advance, Intranet etc), les systèmes de diffusion/intégration d’information (Par exemple SFX et Maestro) et la gestion des postes publics pour usager. Leur fonctions intègrent aussi veille, recherche et développement des technologies liées au domaine.

L’équipement informatique de la Direction des bibliothèques de l’UdeM est composé de :

• 15 serveurs : Il va s’en dire que les serveurs sont dans une salle avec toute la protection nécessaire et un système de sauvegarde automatique.

• 347 PC pour les employés et 592 PC pour les étudiants : Donc un total de près de 900 postes pour 6 techniciens en informatique. Ce nombre élévé de postes créé des problèmes pour la gestion de l’inventaire et de la mise-à-jour des équipements et des logiciels.

Dans cette structure très « informatique » le travail des bibliothécaires sur les systèmes dit « bibliothéconomiques » est principalement lié à Advance (Atrium), AtriumWeb, SFX et Maestro. Les taches reliées à ces applications sont variées : soutien aux activités du personnel, gestion des accès, procédures, résolution de problèmes, communications avec les fournisseurs logiciels, mise àjour globale de données, conversion, migration de données, gestion des mises àjour logicielles etc. Cette partie du travail implique aussi du maillage entre des systèmes différents : importation de notices, commandes de documents, fill RSS, gestion du proxy etc.

Les statistiques d’un mois démontrent l’importance du BS : 608,000 requêtes dans AtriumWeb, 173,000 repérages de ressources dans Maestro, 9,170,000 transactions d’accès par proxy, 16,500 avis de courtoisie avisant par courriel de l’échéance de 46,200 emprunts et 29,000 renouvellements via AtriumWeb.

C'est assez pour aujourd'hui! Un autre billet suivra sur les projets en cours au BS.

Lucie

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Plus d’info sur les services publics du BS : http://www.bib.umontreal.ca/outils-informatique